Van Microsoft 365 af: kan een klein bedrijf ook zonder Microsoft werken?

Microsoft 365 is voor veel zelfstandigen en kleine bedrijven vanzelfsprekend geworden. E-mail, agenda, Word, Excel, Teams en OneDrive zijn vaak al jaren onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden.

Maar is dat allemaal nodig? Zijn er alternatieven waarmee een klein bedrijf net zo goed kan werken, met meer keuzevrijheid en mogelijk minder afhankelijkheid van één leverancier?

Ja, een klein bedrijf kan in veel gevallen zonder Microsoft 365 werken. Dat vraagt wel om een goede inventarisatie. Niet iedere toepassing heeft een geschikt alternatief en niet iedere overstap levert automatisch een besparing op.

Bij Linux Migration Consultancy (LMC) kijk ik daarom niet alleen naar Linux of kantoorsoftware, maar naar de complete digitale werkomgeving. Wat gebruikt een bedrijf werkelijk, wat kan anders en wat kan beter blijven zoals het is?

Waarom zou een bedrijf afscheid willen nemen van Microsoft 365?

De redenen verschillen per ondernemer. Vaak gaat het om een combinatie van kosten, privacy, afhankelijkheid en de wens om meer controle te krijgen over de eigen digitale omgeving.

1. Minder afhankelijk zijn van één leverancier

Wanneer e-mail, documenten, bestanden, agenda's en samenwerking allemaal via één platform lopen, wordt het lastig om daarvan los te komen.

Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Een geïntegreerde omgeving kan juist praktisch zijn. Maar het is verstandig om te weten welke alternatieven bestaan en hoe moeilijk het zou zijn om over te stappen.

Digitale onafhankelijkheid betekent niet dat u iedere externe dienst moet vermijden. Het betekent dat u bewust kiest voor de diensten die bij uw bedrijf passen.

2. Meer grip op privacy en bedrijfsgegevens

Een bedrijf werkt met klantgegevens, offertes, facturen, correspondentie en soms vertrouwelijke documenten. Dan is het belangrijk om te weten waar die gegevens worden verwerkt, wie toegang kan hebben en welke afspraken gelden met de dienstverlener.

Microsoft 365 kan met de juiste inrichting en afspraken zakelijk worden gebruikt. Wie meer controle over gegevens en leveranciers wil, kan echter ook alternatieven onderzoeken, waaronder Europese aanbieders en open-sourcesoftware.

Let daarbij op een belangrijk verschil: een Europese aanbieder, Europese gegevensopslag en volledige controle over gegevens zijn niet hetzelfde. De vestigingsplaats van een leverancier vertelt niet het hele verhaal.

3. Kosten en abonnementen opnieuw beoordelen

Microsoft 365 werkt met abonnementen. Voor een klein bedrijf kunnen de maandelijkse kosten oplopen, vooral wanneer er meerdere gebruikers zijn of aanvullende diensten worden afgenomen.

Toch is een alternatief niet automatisch goedkoper. Software kan gratis zijn, terwijl hosting, beheer, ondersteuning, migratie en back-ups geld kosten.

De relevante vraag is daarom niet alleen hoeveel een abonnement kost, maar ook welke functies het bedrijf daadwerkelijk gebruikt en wat een alternatief in totaal kost.

Wat heeft een klein bedrijf eigenlijk nodig?

Stel dat een bedrijf drie medewerkers heeft en Microsoft 365 gebruikt. De eigenaar wil onderzoeken of het bedrijf zonder Microsoft verder kan.

De eerste stap is niet direct software installeren. Eerst moet duidelijk worden welke werkzaamheden dagelijks plaatsvinden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• E-mail versturen en ontvangen via het eigen bedrijfsdomein.

• Agenda's bijhouden en afspraken plannen.

• Offertes, brieven en rapporten maken.

• Tabellen gebruiken voor administratie en berekeningen.

• Bestanden opslaan, delen en terugvinden.

• Documenten gezamenlijk bewerken.

• Videobellen en overleggen.

• Wachtwoorden beheren en gegevens veilig bewaren.

Niet ieder bedrijf gebruikt al deze functies. Misschien wordt Teams nauwelijks gebruikt, staan bestanden voornamelijk lokaal en zijn er weinig documenten die medewerkers gelijktijdig bewerken.

In dat geval kan een eenvoudiger werkomgeving voldoende zijn. Een bedrijf dat intensief samenwerkt aan complexe Excel-bestanden, sterk afhankelijk is van SharePoint of specifieke Microsoft-integraties gebruikt, heeft waarschijnlijk meer voorbereiding nodig.

De juiste vervanging hangt af van het werk dat moet doorgaan, niet van de naam van het programma dat wordt vervangen.

Welke alternatieven zijn er?

Er bestaat niet één programma dat in alle situaties Microsoft 365 volledig vervangt. Meestal gaat het om een combinatie van toepassingen. Die combinatie kan lokaal op de computer draaien, via een browser werken of gebruikmaken van een externe dienst.

E-mail en agenda

E-mail is voor veel bedrijven de belangrijkste digitale voorziening. Een alternatief moet daarom betrouwbaar werken met het eigen domein, spam kunnen filteren en afspraken en contactpersonen goed ondersteunen.

Mogelijkheden zijn onder andere:

• Een onafhankelijke e-mailprovider met ondersteuning voor een eigen domein.

• Een privacygerichte aanbieder zoals Proton.

• Een zakelijke e-maildienst van een andere Europese provider.

Bij de keuze moet worden gecontroleerd hoe e-mail, agenda's, contactpersonen en mobiele apparaten samenwerken. Ook moet duidelijk zijn hoe bestaande e-mail wordt overgezet.

Documenten, spreadsheets en presentaties

Voor veel dagelijks kantoorwerk is Microsoft Office niet de enige mogelijkheid.

LibreOffice is een kantoorpakket dat lokaal op een computer kan draaien. Het bevat onder andere Writer voor teksten, Calc voor spreadsheets en Impress voor presentaties.

Voor standaardbrieven, eenvoudige offertes, rapporten en veel administratieve werkzaamheden kan dit voldoende zijn.

Er zijn wel aandachtspunten. Complexe Excel-bestanden, macro's, specifieke sjablonen en documenten met uitgebreide opmaak kunnen anders worden weergegeven of zich anders gedragen. Test daarom de bestanden die voor uw bedrijf belangrijk zijn.

Bestanden opslaan en delen

OneDrive is voor veel Microsoft 365-gebruikers de centrale plek voor bestanden. Een alternatief kan bestaan uit lokale opslag, een zakelijke cloudopslagdienst of een eigen samenwerkingsomgeving.

Een platform zoals Nextcloud biedt mogelijkheden voor bestandsopslag, delen en samenwerking. Afhankelijk van de inrichting kunnen daar aanvullende functies en online kantoorsoftware aan worden gekoppeld.

Dat vraagt om keuzes over hosting, gebruikersrechten, back-ups, beveiliging en beheer. Een eigen server geeft niet automatisch meer veiligheid: iemand moet de omgeving ook goed onderhouden.

Samenwerken en online vergaderen

Wanneer medewerkers veel samenwerken, is het belangrijk om niet alleen naar tekstverwerking te kijken. Ook gezamenlijk documenten bewerken, bestanden delen, chatten en videobellen moeten goed geregeld zijn.

Er bestaan platforms die verschillende functies combineren. Nextcloud biedt bijvoorbeeld een uitbreidbare samenwerkingsomgeving; andere aanbieders combineren e-mail, agenda, opslag en kantoorsoftware in een zakelijke suite.

De beschikbare functies en de kwaliteit van de integratie verschillen per oplossing. Onderzoek daarom vooraf of de gekozen combinatie past bij de dagelijkse werkzaamheden.

Kan dit ook zonder Windows?

Ja. De keuze voor een alternatief voor Microsoft 365 staat los van de keuze voor een ander besturingssysteem, al kunnen beide veranderingen elkaar aanvullen.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld Windows blijven gebruiken en toch overstappen op andere e-mail-, opslag- en kantoorsoftware. Dat kan een verstandige eerste stap zijn wanneer de afhankelijkheid van Microsoft moet worden verminderd zonder de hele computeromgeving tegelijk te veranderen.

Een volgende stap kan zijn om te onderzoeken of de bestaande computers geschikt zijn voor Linux.

Linux Mint Cinnamon en Ubuntu zijn mogelijke opties. Beide kunnen worden gebruikt voor internet, e-mail, documenten en andere dagelijkse werkzaamheden, mits de benodigde software beschikbaar is en goed functioneert.

Bij Linux-migraties is vooral belangrijk dat de programma's en diensten waarop het bedrijf vertrouwt ook na de overstap bruikbaar blijven. Een specifieke brancheapplicatie of boekhoudoplossing kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van Windows of van een bepaalde browser.

Daarom controleert LMC vooraf welke toepassingen essentieel zijn. Als een volledige overstap niet verstandig is, kan een gedeeltelijke migratie of het behouden van Windows de betere keuze zijn.

Wat zijn de grootste aandachtspunten bij een overstap?

Een andere werkomgeving kiezen is meer dan programma's installeren. De bestaande manier van werken moet behouden blijven of bewust worden aangepast.

Bestanden en e-mail overzetten

Bestaande e-mail, agenda's, contactpersonen en documenten moeten zorgvuldig worden overgezet. Daarbij moet worden gecontroleerd of belangrijke gegevens compleet zijn en of medewerkers er weer bij kunnen.

Samenwerken met klanten en leveranciers

Uw bedrijf kan zelf een alternatief gebruiken, terwijl klanten en leveranciers Microsoft Office blijven gebruiken. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar uitwisseling van documenten moet in de praktijk worden getest.

Beveiliging en back-ups

Ook een omgeving zonder Microsoft heeft beveiligingsupdates, toegangsbeheer, sterke wachtwoorden, multifactorauthenticatie waar beschikbaar en betrouwbare back-ups nodig.

Bij een overstap moet bovendien duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer en herstel bij problemen.

Gewenning en ondersteuning

Medewerkers moeten weten waar bestanden staan, hoe ze documenten openen en hoe ze met collega's samenwerken. Een oplossing die technisch goed werkt, maar in de praktijk veel verwarring veroorzaakt, is niet automatisch een verbetering.

Een geleidelijke overstap kan daarom verstandiger zijn dan alles in één keer veranderen.

Moet een klein bedrijf volledig stoppen met Microsoft?

Nee. Het is niet noodzakelijk om alles tegelijk te vervangen.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld beginnen met een alternatief voor bestandsopslag of e-mail, terwijl het voorlopig Microsoft Office blijft gebruiken. Een andere mogelijkheid is Windows behouden, maar voor documenten overstappen op LibreOffice.

Ook kan na onderzoek blijken dat Microsoft 365 voor een bepaalde organisatie nog steeds de meest praktische keuze is.

Het doel is niet om Microsoft koste wat kost te vermijden. Het doel is om te voorkomen dat een bedrijf afhankelijk blijft van diensten die het niet werkelijk nodig heeft, zonder daar bewust voor te kiezen.

Hoe pakt LMC dit aan?

Bij Linux Migration Consultancy begint een adviestraject met de bestaande werkomgeving en de werkzaamheden van het bedrijf.

Ik onderzoek onder andere:

1. Welke programma's en online diensten dagelijks worden gebruikt.

2. Welke functies noodzakelijk zijn en welke nauwelijks worden benut.

3. Welke alternatieven technisch en praktisch geschikt zijn.

4. Hoe bestanden, e-mail en andere gegevens veilig kunnen worden overgezet.

5. Welke gevolgen de verandering heeft voor kosten, beheer, beveiliging en de dagelijkse werkzaamheden.

Daarna kan worden bepaald of een volledige overstap haalbaar is, een gedeeltelijke verandering verstandiger is of de bestaande omgeving beter kan blijven staan.

LMC richt zich daarbij op praktisch en onafhankelijk advies. Het is niet nodig om vooraf al voor Linux, een bepaalde kantoorapplicatie of een specifieke cloudprovider te kiezen.

Conclusie: minder afhankelijkheid begint met inzicht

Een klein bedrijf kan in veel gevallen prima werken zonder Microsoft 365. Er zijn alternatieven voor e-mail, agenda's, documenten, bestandsopslag en samenwerking. Maar de beste combinatie verschilt per bedrijf.

De verstandigste eerste stap is daarom niet direct overstappen, maar onderzoeken wat u werkelijk gebruikt en welke onderdelen anders kunnen.

Digitale onafhankelijkheid begint niet met alles vervangen, maar met bewust kiezen.

Wilt u weten welke mogelijkheden er zijn voor uw bedrijf? LMC kan helpen de bestaande werkomgeving in kaart te brengen en te beoordelen welke alternatieven haalbaar zijn.

Linux. Open source. Meer keuzevrijheid.